เนื่องจากปัจจุบันทรัพยากรสารสนเทศมีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบจากเดิมที่เป็นรายการสิ่งพิมพ์และรายการโสตทัศนวัสดุมาเป็นสื่อดิจิทัล ซึ่งวิธีการเข้าถึงสื่อดิจิทัลมีรูปแบบที่แตกต่างไปจากเดิม จึงได้มีแนวความคิดของการลงรายการบรรณานุกรมรูปแบบใหม่ เพื่อให้สามารถรองรับการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศทั้งในรูปของสื่อดิจิทัลและสื่อในรูปแบบเดิมได้ ซึ่งก็คือมาตรฐาน RDA (Resource Description andAccess)
มาตรฐาน RDA เป็นมาตรฐานการลงรายการรูปแบบใหม่ที่จะมาแทนที่มาตรฐานการลงรายการ AACR2 พัฒนาขึ้นในปี พ.ศ. 2540 โดยความร่วมมือของสมาคมห้องสมุดอเมริกัน สมาคมห้องสมุดแคนาดา และสมาคมวิชาชีพห้องสมุดและสารสนเทศ ซึ่งมีโมเดลสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการลงรายการบรรณานุกรม คือโมเดลการลงรายการบรรณานุกรมข้อมูลที่เรียกว่า Functional Requirements for Bibliographic Records หรือเรียกคำย่อว่า ฟีเบอร์ (FRBR) สำหรับรองรับการลงรายการข้อมูลได้ทุกรูปแบบทั้งเอกสารสิ่งพิมพ์และไฟล์ดิจิทัล และโมเดลการลงรายการบรรณานุกรมข้อมูล FRAD (Functional Requirements of Authority Data) ประกอบด้วย Bibliographic entities, Name and/or Identifier และ Controlled access points และนอกจากนี้การลงรายการบรรณานุกรมของมาตรฐาน RDA ยังสามารถใช้ร่วมกับมาตรฐาน MARCได้ โดยการเพิ่ม Tag การลงรายการให้สอดคล้องกับการสืบค้นข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ต
มาตรฐานการลงรายการสารสนเทศสื่อดิจิทัลตามรูปแบบ RDA มีวัตถุประสงค์เพื่อกำหนดกรอบแนวคิดของการอธิบายรายละเอียดของทรัพยากรและวิธีการจัดการสารสนเทศเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาข้อมูลได้ตรงตามความต้องการโดยมีหน้าที่หลัก ดังนี้
1. การค้นหาข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการ (Find)
2. การระบุหรือชี้บอกถึงข้อมูลที่ต้องการ (Identify)
3. การคัดเลือกข้อมูลที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ (Select)
4. การได้รับข้อมูลที่ต้องการ (Obtain)
มาตรฐานการลงรายการสารสนเทศสื่อดิจิทัล RDA ประกอบด้วยข้อมูล 3 กลุ่ม ได้แก่
กลุ่มที่ 1 ชื่อเรื่อง (Title) ประกอบด้วย ชื่อเรื่อง และประเภทหรือลักษณะของทรัพยากร
แบ่งออกเป็น 4 ส่วน คือ Work, Expression, Manifestation และ Item
กลุ่มที่ 2 ชื่อผู้แต่ง (Author) ประกอบด้วย ชื่อผู้แต่ง และองค์กรที่รับผิดชอบในการจัดทำ
ได้แก่ Person และ Corporate body
กลุ่มที่ 3 หัวเรื่อง (Subject) ประกอบด้วย หัวเรื่อง และสถานที่จัดเก็บ ได้แก่ Concept,
Object, Event และ Place
RDA คือมาตรฐานใหม่สำหรับการพรรณนาทรัพยากรสารสนเทศและการกำหนดการเข้าถึงในโลก
ดิจิทัล โดยใช้ทั้งเทคโนโลยีในยุคปัจจุบัน และโครงสร้างฐานข้อมูลที่จะมีขึ้นใหม่ และเทคโนโลยีของอนาคต RDA มีพื้นฐานจาก AACR2 โดยมีกลุ่มข้อแนะนำและข้อกำหนดเกี่ยวกับการพรรณนาและการเข้าถึงทรัพยากรที่ครอบคลุมเนื้อหาและสื่อทุกประเภท ซึ่งผ่านการปรับเปลี่ยนจนสามารถประยุกต์ใช้กับกลุ่มสังคมอื่นๆ ที่ใช้ภาษา ตัวอักษร ระบบตัวเลข ปฏิทินและระบบการวัดที่แตกต่างกัน
เนื้อหาของ RDA แบ่งออกเป็น 10 ตอน ดังนี้
Section 1 Recording attributes of manifestation and item
Section 2 Recording attributes of work and expression
Section 3 Recording attributes of person, family, and corporate body
Section 4 Recording attributes of concept, object, event, and place
Section 5 Recording primary relationships
Section 6 Recording relationships to persons, families, and corporate bodies associated
with a resource
Section 7 Recording the subject of a work
Section 8 Recording relationships between works, expressions, manifestations, and
items
Section 9 Recording relationships between persons, families, and corporate bodies
Section 10 Recording relationships between concepts, objects, events, and
places
จากสารบัญจะเห็นว่าใน 4 ตอนแรกเป็นเรื่องของ Attributes ใน 6 ตอนหลังจะเป็นเรื่องของ
relationship ซึ่งเป็นการประยุกต์รูปแบบของ FRBR (Functional requirements for bibliographic records)
กับ FRAD (Functional requirements for authority data) ทั้ง 2 รูปแบบนี้เป็นแบบจำลองความสัมพันธ์ของ entity โดยมีจุดเริ่มต้นที่ผู้ใช้และความต้องการของผู้ใช้ความต้องการของผู้ใช้ข้อมูลทางบรรณานุกรม ได้แก่
1. ค้นพบ (Find) คือการพบ entities ที่สนองตอบการสืบค้นของผู้ใช้
2. ระบุตัวตน (Identity) คือการระบุตัวตนของ entity เป็นการยืนยันว่า entity ที่พบคือ entity ที่กำลังหา หรือเพื่อจำแนกระหว่าง entities ที่มีลักษณะคล้ายคลึงกัน
3. คัดสรร (Select) คือการเลือกสรร entity ที่เหมาะสมกับความต้องการของผู้ใช้ และทิ้งส่วนที่ไม่ต้องการออกไป
4. ได้รับ (Obtain) คือการได้รับหรือเข้าถึง entity ที่กล่าวถึงข้างต้น เช่น จัดซื้อ ขอยืม หรือเข้าถึงผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์
ในส่วนของ FRAD ก็จะคล้ายคลึงกันเพียงแต่ข้อที่ 3, 4 ของ FRAD เป็น Contextualize และ Justify
Contextualize คือการวาง บุคคล นิติบุคคล งาน ฯลฯ ลงไปในบริบท (context) แสดงความชัดเจนของความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล นิติบุคคล งาน ฯลฯ หรือแสดงความชัดเจนของความสัมพันธ์ระหว่าง บุคคล นิติบุคคล ฯลฯ และชื่อซึ่งทำให้บุคคล นิติบุคคล ฯลฯ เป็นที่รู้จัก
Justify คือการบันทึกเหตุผลของผู้กำหนดข้อมูลรายการหลักฐานที่เลือกชื่อ หรือรูปแบบของชื่อที่จะเป็นจุดเข้าถึงที่ได้รับการควบคุม (controlled access point)
FRBR และ FRAD เป็น models ที่เหมาะสมสำหรับการเป็นตัวแทนลักษณะสามัญของข้อมูลทาง
บรรณานุกรมและรายการหลักฐาน entities attributes และ relationships เป็นวิธีที่มีประโยชน์ต่อการจัดรูปและเข้าใจเรื่องราวเกี่ยวกับบรรณานุกรม models ของ FRBR เป็นการนำกรอบที่เป็นระบบและต่อกันได้สนิทเพียงพอที่จะทำความเข้าใจกับลักษณะสามัญของข้อมูลข้างต้น นอกจากนี้กรอบดังกล่าวยังได้ให้ศัพท์สามัญและภาษาแทนความคิดรวบยอดที่ยอมรับได้ในระดับนานาชาติ
การใช้ RDA ในการลงรายการ
ผู้ลงรายการที่ต้องการใช้ RDA ในการลงรายการสามารถศึกษากฎหรือข้อกำหนดต่างๆ ได้จาก RDA Toolkit ซึ่งเผยแพร่ออนไลน์ คู่มือนี้จะให้เนื้อหาสมบูรณ์ของมาตรฐานรวมทั้งเอกสารเพิ่มเติมอื่นๆ จำเป็นต่อการลงรายการ เช่น AACR2 ฉบับเต็ม FRD หรือ Entity Relationship Diagram ข้อควรคำนึงอีกประการหนึ่งคือ การเข้ารหัส (encoding) และการแสดงผลข้อมูลของ RDA ที่จะต้องปรากฏอยู่ร่วมกันกับข้อมูลของ AACR2 ในบัญชีรายการ (catalogs) เดียวกัน ประการสุดท้ายก็คือการเริ่มต้นเปลี่ยนจากระบบเดิมมาใช้ RDA จะช่วยสร้างความร่วมมือในระหว่างผู้ใช้ทั้งในระดับประเทศและนานาชาติ ปัญหาต่างๆ จากการใช้จะถูกนำมาแลกเปลี่ยนข้อคิดเห็นเพื่อปรับปรุงมาตรฐานให้ดีขึ้น ซึ่งจะทำให้บรรณารักษ์ในที่ต่างๆ ได้มีโอกาสร่วมกันทำงานอย่างใกล้ชิดแม้จะอยู่ห่างกันทั้งหมดทั้งปวงนี้ก็เพื่อการเข้าถึงข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพของผู้ใช้สารสนเทศนั่นเอง
ประโยชน์ที่ได้รับ
1. ได้รับความรู้เกี่ยวกับ AACR2 และ MARC21 รวมทั้ง AACR2 และ MARC21 ในส่วนที่มีการ
เปลี่ยนแปลง
2. ได้รับความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับมาตรฐาน RDA ซึ่งเป็นมาตรฐานการลงรายการรูปแบบใหม่ที่จะมาแทนที่มาตรฐานการลงรายการ AACR2
3. ได้มีโอกาสอภิปราย และแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิดเห็นกับผู้ปฏิบัติงานร่วมวิชาชีพ
